1. Wie is verantwoordelijk? 

Oostcoaching, tevens handelend onder de naam Oost Breintraining & Coaching, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. 

Adres: Alexine Tinnepad 35, 2553 TR Den Haag. KvK: 74426281. Btw-id: NL004993220B29. E-mail: jorien@oostbreintraining.nl. 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Afhankelijk van jouw contact met Oostcoaching kunnen wij de volgende gegevens verwerken: 

• naam, adres, woonplaats, e-mailadres en eventueel andere contactgegevens; 

• factuur-, bestel- en betaalgegevens; 

• accountgegevens en gegevens over toegang tot of voortgang in de online training; 

• inhoud van e-mails, contactformulieren en klantenservicevragen; 

• afspraakgegevens en praktische informatie rond coaching of Q&A’s; 

• door jou vrijwillig gedeelde informatie tijdens coaching, oefeningen of intake; 

• technische gegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, loggegevens en cookiegegevens; 

• gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer een minderjarige de training volgt. 

3. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag? 

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor bestaat. De belangrijkste doelen en grondslagen zijn: 

• uitvoering van de overeenkomst: bestelling verwerken, toegang verlenen, materialen leveren, afspraken plannen en klantenservice bieden; 

• wettelijke verplichting: financiële administratie, belastingverplichtingen en het afhandelen van wettelijke rechten; 

• gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, verbetering van dienstverlening en zakelijke administratie, waarbij wij jouw privacybelang afwegen; 

• toestemming: bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief, niet-noodzakelijke cookies, het opnemen van een Zoom-gesprek of verwerking waarvoor toestemming nodig is. 

4. Bijzondere of gevoelige gegevens 

Tijdens coaching of oefeningen kun je uit eigen beweging informatie delen over stress, emoties, gezondheid of persoonlijke omstandigheden. Oostcoaching vraagt alleen informatie die relevant is voor de begeleiding en verwerkt deze zorgvuldig. 

De training en coaching vormen geen medisch dossier. Deel via gewone e-mail of open invulvelden liever geen informatie die niet nodig is. Wanneer verwerking van gevoelige gegevens op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken; dit maakt eerdere verwerking niet onrechtmatig. 

5. Gegevens van minderjarigen 

De aankoop voor een minderjarige wordt altijd gedaan door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wij verwerken de gegevens van de minderjarige alleen voor zover dat nodig is om de training of begeleiding te leveren en met betrokkenheid van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Voor marketing, tracking of andere verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd, vragen wij waar nodig toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

6. Met wie delen wij persoonsgegevens? 

Oostcoaching verkoopt persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners die nodig zijn om de website, training en bedrijfsvoering mogelijk te maken, waaronder: 

• SYS voor de website, online leeromgeving en levering van content; 

• Mollie voor betalingsverwerking; 

• Jortt voor boekhouding en facturatie; 

• Enormail voor e-mailcommunicatie en nieuwsbrieven; 

• Zoom voor online gesprekken en bijeenkomsten; 

• hosting-, domein-, beveiligings- en e-mailproviders; 

• bezorg- of drukwerkpartners wanneer een fysiek product wordt geleverd; 

• professionele adviseurs of bevoegde instanties wanneer dit wettelijk nodig is. 

Met partijen die persoonsgegevens namens Oostcoaching verwerken, worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken wij een wettelijk toegestane doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. 

7. Bewaartermijnen 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Wij hanteren in beginsel de volgende termijnen: 

• facturen, betaalgegevens en basisgegevens van de financiële administratie: 7 jaar na afloop van het betreffende boekjaar; 

• account- en trainingsgegevens: gedurende de toegang en maximaal 12 maanden daarna, tenzij langer nodig voor een klacht, geschil of wettelijke verplichting; 

• klantenservice en gewone zakelijke correspondentie: maximaal 2 jaar na het laatste contact; 

• coachingsaantekeningen: maximaal 2 jaar na het laatste gesprek, tenzij eerder verwijderen verantwoord is of langer bewaren nodig is voor een lopende kwestie; 

• nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft; daarna kan een minimale uitschrijfregistratie worden bewaard om nieuwe toezending te voorkomen; 

• gegevens van geïnteresseerden zonder aankoop: maximaal 1 jaar na het laatste inhoudelijke contact; 

• Zoom-opnamen: alleen na voorafgaande toestemming en uitsluitend gedurende de vooraf meegedeelde korte termijn. Coachingsgesprekken worden standaard niet opgenomen; 

• cookie- en analysetermijnen: volgens de cookie-instellingen en de informatie in het cookiebeleid of de cookiebanner. 

8. Nieuwsbrief en marketing 

Wij sturen commerciële e-mails wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer de wet dit toestaat bij een bestaande klantrelatie. Iedere marketingmail bevat een mogelijkheid om je uit te schrijven. 

Intrekking van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking. 

9. Cookies 

De website kan functionele, analytische en marketingcookies gebruiken. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken. Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, plaatsen wij deze pas nadat toestemming via de cookiebanner is gegeven. 

In een afzonderlijk cookiebeleid of in de cookiebanner vermelden wij per cookie of categorie het doel, de aanbieder en de bewaartermijn. Je kunt toestemming later aanpassen of intrekken. 

10. Beveiliging 

Oostcoaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daarbij horen onder meer toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, updates, beveiligde leveranciers en zorgvuldige omgang met apparaten en documenten. 

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Bij een mogelijk datalek beoordelen wij de gevolgen en melden wij dit waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. 

11. Jouw privacyrechten 

Je hebt, voor zover de wet dat geeft, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid van gegevens en intrekking van toestemming. 

Stuur een verzoek naar jorien@oostbreintraining.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te controleren. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken mag deze termijn volgens de AVG worden verlengd. 

Bij gegevens van een minderjarige kan Oostcoaching controleren of het verzoek wordt gedaan door een bevoegde ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

12. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens 

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

13. Geautomatiseerde besluitvorming 

Oostcoaching neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor jou hebben. 

14. Links en diensten van derden 

De website of leeromgeving kan links of geïntegreerde diensten van derden bevatten. Het privacybeleid van die derde partij kan van toepassing zijn zodra je die dienst gebruikt. Oostcoaching is niet verantwoordelijk voor de inhoud of privacypraktijken van onafhankelijke derden. 

15. Wijzigingen in dit privacybeleid 

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op de website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten waar passend.